Unsere Mitglieder wissen, wie’s geht!

Friedhofsverwaltung 2.0

Von der telefonischen Terminabstimmung mit Bestattern bis hin zur Erstellung von Gebührenbescheiden – das Tagesgeschäft wird beim Evangelischen Friedhofsverbandes Berlin Süd-Ost (EFBSO) längst teilautomatisiert abgewickelt. Einer, der diese Entwicklung vorangetrieben hat und weiter vorantreibt, ist EFBSO-Geschäftsführer Erik van Look, sozusagen der ITler unter den Friedhofsverwaltern. Einige Jahre arbeitete er bei jenem Softwareunternehmen, das sich mit der Entwicklung des Friedhofsverwaltungsverfahrens „Hades“ zum Branchenführer entwickelte. „Alles in allem ist die digitale Friedhofsverwaltung eine hocheffiziente und wirtschaftliche Form, mit der heute Friedhöfe verwaltet werden können. Das Ganze mit einer digitalen grafischen Darstellung zu finalisieren, ist genau das, was eine Friedhofsverwaltung 2.0 leisten sollte“, sagt er.

Beim EFBSO wird die Friedhofsverwaltungssoftware mit den Zusatzmodulen für die Legate-Verwaltung, Grabpflegeverwaltung, Statistiken und Pocket-Modul verwendet. Künftig soll auch das Grafikmodul zum Einsatz kommen. „Zwar ist die Umstellung von der analogen Verwaltung auf ein digitales System schon eine Weile her, aber da wir nach und nach immer wieder neue Friedhöfe aufgenommen haben, ist die Datenumstellung noch nicht vollständig nachbearbeitet“, sagt van Look. Das Aufwändigste an der Umstellung ist es ihm zufolge, die aktuellen Daten des Friedhofs, also laufende Nutzungsrechte und Bestattungen, zu erfassen. Zwei Möglichkeiten gibt es dafür: den Import bereits vorliegender digitaler Daten oder die manuelle Erfassung. „Wenn das jedoch einmal gemacht wurde, dann ist die extrem breit gefächerte Verwaltung eines oder mehrerer Friedhöfe umso effizienter und einfacher“, sagt van Look und macht es an der Abwicklung eines Sterbefalls fest: Nachdem der Terminer mit den notwendigen Informationen bestückt wurde, ist es mit wenigen Mausklicks möglich, sämtliche Karteikarten mit den Daten befüllen, Nutzungsrechte berechnen und auch die entsprechenden Sollstellungen automatisch erzeugen zu lassen. „Da Hades so individuell eingestellt wird, wie die eigene Friedhofsverwaltung funktionieren soll, werden sämtliche Vorgänge auch genauso ausgeführt, wie es verlangt wird“, erklärt er. Auch sogenannte Legate/Stiftungen, sofern vorhanden, werden automatisch zur Abrechnung herangezogen. Der EFBSO hat zum Beispiel eine Vielzahl von Grabstätten, die von eigenen Mitarbeiter kostenpflichtig bewirtschaftet werden, gegossen oder bepflanzt. Die Erstellung von Massenangeboten, der Pflegeaufträge, die Erzeugung von Arbeitslisten je Mitarbeiter und die spätere Abrechnung inklusive Rechnungslegung geschieht ebenfalls teilautomatisiert. „Auswertungen jeglicher Art, die bei einer analogen Friedhofsverwaltung zu Schweißausbrüchen bei den Mitarbeitern führen würden, werden bei uns heute per Mausklick versandfertig als digitaler Mailanhang binnen weniger Sekunden erzeugt“, bringt es van Look auf den Punkt.

Sämtliche Mitarbeiter haben die Hades-Pocket-App auf einem Smartphone oder Tablet, damit sie auch auf den Friedhöfen zu jeder Zeit Auskünfte zu Grabstätten geben können oder bei der Grabauswahl mit Angehörigen sofort die Auswahl von „freien“ Grabstätten vorliegen haben, ohne die Verwaltungen involvieren zu müssen.

Zum EFBSO gehören zurzeit 17 Friedhöfen; auch einen Tierfriedhof betreibt er. „Einen Verband zu führen hat den Vorteil, dass mit der zur Verfügung stehenden Technik und den Mitarbeitern, die man sonst je Friedhof bereitstellen müsste, die Verwaltung und Bewirtschaftung von mehreren Friedhöfen umso leichter ist“, sagt van Look.

Der Lebenslauf seiner beruflichen Laufbahn liest sich aus der Sicht eines Friedhofsverwalters wie eine durch und durch geplante Karriere. Dem war jedoch nicht so. Van Look ist gelernter Steinmetz/Steinbildhauer, arbeitete danach im Bereich der Restauration, die ihn auch auf Friedhöfe führte. Ein Unfall zwang ihn dann jedoch, sich beruflich umzuorientieren. Nach der Umschulung und dem Einstieg in die IT-Branche lernte van Look in Deutschland, Österreich und in der Schweiz viele Friedhofsverwaltungen mit den unterschiedlichsten Verwaltungs- und Arbeitsverfahren kennen. Aus heutiger Sicht ein Segen, wie er sagt. Bevor der Geschäftsführer des EFBSO wurde, brachte er als Verwaltungsleiter einen katholischen Friedhof in Berlin auf ein technisch hohes Niveau.

Erik van Look
Geschäftsführer des Evangelischen Friedhofsverbandes Berlin Süd-Ost (EFBSO)
Mitglied im VFD