Verband nutzt neue Vereinssoftware

Einfacher zu managen

Vielleicht haben sie es bemerkt: Die Rechnungen über die Mitgliedsbeiträge sehen anders aus. Die Geschäftsstelle nutzt eine neue Software. Die Umstellung war ein hartes Stück Arbeit, hat sich aber gelohnt.

Die Mitgliederverwaltung effizienter gestalten – das sagt sich so leicht. Wie aufwendig das ist, hat André Könnecke, Geschäftsführer des Verbandes der Friedhofsverwalter (VFD), mit Einführung der neuen Vereinssoftware „ClubDesk“ erfahren. „Die Umstellung hat sehr viel Mühe gekostet“, sagt er, „aber langfristig wird es ein viel einfacheres Arbeiten sein.“ Wie viel einfacher, zeigte sich bereits Anfang vergangenen Monats: Es bedurfte lediglich einiger Mausklicks, um knapp 700 Rechnungen über die Mitgliedsbeiträge zu erstellen, und weniger Minuten, um diese in Serie auszudrucken. Falzen und Kuvertieren erfolgten erstmals maschinell. Die meisten Empfänger bekamen davon nichts mit; lediglich ihre Rechnungen sahen anders aus. Ganz fehlerfrei lief die Umstellung allerdings nicht. Einige Rechnungen müssen korrigiert werden, sagt Könnecke, da es, wie sich leider erst nach dem Versand herausstellte, einen Fehler bei der technischen Übertragung der Daten gegeben habe. Zudem hätten sich auch Ansprechpartner und Adressen geändert.

Dennoch ist die Umstellung für Könnecke ein wichtiger Schritt. Denn der Rechnungsdruck war aus dem alten Programm heraus nicht möglich. Umständlich mussten die Daten jedes Mal exportiert und für den Rechnungsversand aufbereitet werden. Überhaupt hatte die Software eine große Schwachstelle: So war sie nicht webbasiert. Installiert auf einem Computer, war der Zugriff beschränkt auf diesen einen Nutzer. Diese Insellösung ist nun Geschichte. Mit „ClubDesk“ werden die Daten in einer Cloud verwaltet, der Zugang ist von überall aus möglich. Die Geschäftsstelle als Administrator kann anderen, wie etwa dem Schatzmeister Wolfgang Bartelt, Zugriffsrechte gewähren. Wie diese Rechte definiert sein sollen, darüber beriet der Vorstand auf seiner jüngsten Sitzung in Essen. Während Bartelt, der das Programm für seine Vorstandsarbeit braucht und künftig auch nutzen will, um Zahlungseingänge zu vermerken, volle Zugriffsrechte bekommt, erhalten die Vorsitzenden der Regionalgruppen nur Zugang zu den Kontaktdaten der Mitglieder in ihrem Zuständigkeitsbereich.

Als das beschlossen wurde, war der Großteil der Arbeit bereits getan: Die Daten aller Mitglieder waren mühsam ins „ClubDesk“ übertragen worden. „Es musste händisch viel angepasst, zum Teil auch korrigiert werden“, erklärt Könnecke. Auch Lücken in den Datensätzen wurden nach bestem Wissen geschlossen; vor allem E-Mail-Adressen fehlten und fehlen zum Teil immer noch. Die aber sind wichtig, denn „Ziel ist es, das Gros der Rechnungen künftig per Mail zu versenden. Erste Anfragen dazu gab es sogar schon“, sagt Könnecke.

Und für eine bessere Kommunikation werden sie auch gebraucht. Ein weiterer Vorteil, so Könnecke, bestehe darin, dass aus dem Programm einzelne Mitglieder, Gruppen oder alle auf einmal kontaktiert werden könnten. Aktuelle Infos können so schneller verteilt werden. „Das macht den Informationsaustausch künftig leichter, stärkt die Gemeinschaft und wertet die Verbandszugehörigkeit auf.“

Wer einen Fehler auf seiner Rechnung entdeckt, wird gebeten, sich in der Geschäftsstelle zu melden, per Tel.: 03473/225114–0 oder E-Mail an koennecke@friedhofsverwalter.de.

Susanne Thon